総務の改善

2005年07月23日

ファイリングの前に「分類・整理法」を考えよ

b732dbda.jpg書類のファイリングをする際、次の2つのタイプの人がいるものです。
1.やみくもにいろんな書類をゴチャ混ぜにしてファイリングする人
2.最初に書類の分類・整理法を考えてからファイリングする人

あなたはどちらのタイプですか?
どちらのほうが効率的だと思いますか?
私は「2」のタイプです。
管理部門での仕事が長いということもありますが、書類のファイリングのし方はうまいほうだと自負しています。
私が観察している限り、要領よく仕事を進める人というのは、自分なりに工夫しつつも最初に書類の分類・整理法を考えてからファイリングする人が多いような気がします。

その場限りで仕事を早く処理するのなら、やみくもにいろんな書類をゴチャ混ぜにしてファイリングするというやり方は効果があります。
何も考えずに一気にファイリングしてしまうわけですから、時間の節約になります。
これに比べると、「どういうふうに分類・整理しようか」と考えるのは時間がかかります。
多忙な身であれば、そういうことを考える時間が無駄に思えるかもしれません。
あなたが「1」のタイプの人であれば、「2」のタイプの人を見ると、「こんな忙しいときに暇なやつだな」と悪い印象を持つことだってあるかもしれません。
実際、以前私自身が周囲の同僚からそう見られたこともありました。
同僚の中には、あからさまに「そんなどうでもいい仕事は、暇なときにやれよな」と言う人までいました。
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kaizennooni at 11:37|PermalinkComments(1)TrackBack(0)clip!

2005年07月03日

総務は改善ネタの宝庫

私のキャリアの中で、総務の仕事はかなりの部分を占めます。
私の仕事人人生は、総務部広報課という部署への配属からスタートしました。
当時、総務部には、庶務、宣伝、広報、資産管理、法務といった部署がありました。
ただ、総務部というところは、多くの会社でもそうでしょうが、会社の中で他部署の管轄外の業務をすべて引き受けるところです。
だから、中には「えっ、こんな仕事もあるの?」というような仕事も時にはあります。
要するに、それだけ種々雑多な業務をこなしているというわけです。

おそらく、他部署の人で自社の総務の業務内容全体をわかっている人なんてめったにいないでしょう。
事務用品がなくなったので総務に言ったら手配してくれたというように、日常的に関わった部分だけで総務の業務をイメージしている人は多いと思います。
でも、実際は本当にたくさんの業務をこなしているのです。
事務用品の手配管理もその一つですが、その他にも、受付業務、文書管理、不動産管理、社内設備管理、社内外広報業務、地域との付き合い、社内行事の企画遂行、といったような諸々のことをやっています。
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kaizennooni at 19:08|PermalinkComments(0)TrackBack(0)clip!

2005年06月04日

たかが“お茶汲み”、されど“お茶汲み”

あなたの職場には、女性社員(男性のケースはあまり聞きませんので)が男性社員にお茶出しのサービスをする慣習がありますか?
いわゆる“お茶汲み”というやつです。
最近では、女性の地位向上や業務効率化の観点からお茶汲みの慣習を止めた企業も多いかもしれません。
私が最初に入社した会社では、当時お茶汲みの慣習がありました。
入社初日に同じ部署の女性社員から言われたんです。
「竹内さん、よろしければマイカップをご用意ください。そしたら、次回からそのカップでお茶を入れてきますので」と。
その日は、会社の茶碗でお茶を入れてくれました。

当時は、初な社会人だったので、女性社員のお茶汲み業務がいいのか悪いのかなんて考えもしませんでした。
お茶を出される度に「どうもすみません」とか言って恐縮しながら、当たり前のこととしてお茶をすすっていました。
今だったら、お茶汲みの業務がありますなんて言おうもんなら、女性はその会社に入社しないかもしれませんね。
それこそ、女性の差別待遇ということで会社が訴えられるなんてこともあるのではないでしょうか。
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kaizennooni at 21:13|PermalinkComments(0)TrackBack(0)clip!