2005年07月23日

ファイリングの前に「分類・整理法」を考えよ

b732dbda.jpg書類のファイリングをする際、次の2つのタイプの人がいるものです。
1.やみくもにいろんな書類をゴチャ混ぜにしてファイリングする人
2.最初に書類の分類・整理法を考えてからファイリングする人

あなたはどちらのタイプですか?
どちらのほうが効率的だと思いますか?
私は「2」のタイプです。
管理部門での仕事が長いということもありますが、書類のファイリングのし方はうまいほうだと自負しています。
私が観察している限り、要領よく仕事を進める人というのは、自分なりに工夫しつつも最初に書類の分類・整理法を考えてからファイリングする人が多いような気がします。

その場限りで仕事を早く処理するのなら、やみくもにいろんな書類をゴチャ混ぜにしてファイリングするというやり方は効果があります。
何も考えずに一気にファイリングしてしまうわけですから、時間の節約になります。
これに比べると、「どういうふうに分類・整理しようか」と考えるのは時間がかかります。
多忙な身であれば、そういうことを考える時間が無駄に思えるかもしれません。
あなたが「1」のタイプの人であれば、「2」のタイプの人を見ると、「こんな忙しいときに暇なやつだな」と悪い印象を持つことだってあるかもしれません。
実際、以前私自身が周囲の同僚からそう見られたこともありました。
同僚の中には、あからさまに「そんなどうでもいい仕事は、暇なときにやれよな」と言う人までいました。


ところが不思議なもので、ファイリングすらきちんとできない人は、特に事務処理のような仕事は得意ではありません。
そういう人にかぎって、書類の不備、誤字脱字が多かったりします。
逆にファイリングをきちんとできる人は、仕事の整理のし方がうまいような気がします。
このことについて統計データをとったわけではありませんが、これまでの仕事人人生の中で付き合ってきた人たちを見るにつけそういう印象を持っています。
ファイリングがうまい=仕事ができる人の一要素」という感じでしょうか。

それでは、「最初に書類の分類・整理法を考えてからファイリングする」メリットとしてはどういうことがあるのでしょうか。
私は、経験から次のように考えています。
1.書類を分類・整理することで、その業務に関する情報が整理できる。
2.誰かの問合せを受けた際、ファイルから該当情報を素早く引き出せる。
3.他人もそのファイルから必要な情報を効率よく引き出せる。
4.そして、何よりも自分自身がその業務を体系的に理解できるようになる。

特に「4」の効果は大きいですね。
ファイリングの仕事は付加価値の低い仕事と思われがちですが、上述した通り、“たかがファイリング、されどファイリング”なのです。

ファイリングを疎かにする人にいい仕事はできません。
私がかつて勤めた会社でも、トップや役員クラスの人は、ファイリング作業を秘書に頼む場合でも、重要な書類については分類・整理法をきちんと指示していましたし、中には自ら分類・整理法を考えてファイリングしている人もいました。
ある役員などは、私に向かって「いいかねヨロンくん、ファイリングというのは仕事の基本だ。どんな仕事だって基本をきちんと身につけることが大事だろ?だから、基本であるファイリングを疎かにしちゃいかんのだよ」と言いました。
まさにその通りだと思いました。
仕事のできる人ほど、多忙な人ほどファイリングを重要視するのです。

例えば、あなたが上司から部署内で作成された総務関係の書類のファイリングを依頼されたとしましょう。
仮にファイルの背表紙に「総務関係書類」とだけタイトル付けをし、書類はゴチャ混ぜにしてファイリングしたとしたらどうでしょうか。
書類の枚数が多ければ、どこにどの書類があるのかわかるのはきっとあなただけではないでしょうか。
あなたが会社を休んでしまったら、その日に必要な書類をそのファイルから探そうとした同僚はとまどってしまうかもしれませんね。
仮にきちんと分類・整理されてファイリングされたファイルだったらでどうでしょうか。
例えば、背表紙のタイトル以外に、インデックスで
1.庶務関係
2.社内行事関係
3.広報関係
4.株主総会関係
5.固定資産関係
6.慶弔関係
といったぐあいに詳細に分類され、分類ごとに書類が整理されて収まっていれば、あなたがいなくても同僚は目的に応じてすぐ必要な書類を探し出すことができたかもしれません。
このことはとても重要です。
つまり、担当業務の成果というのは、決してその人しか知らないという属人的なものであってはならず、皆んなが共有できるものでなければならないのです。
実は、ファイリングの重要性はこの点に集約できるのかもしれません。

ファイリングというのは量が多いほど面倒なものですが、「最初に書類の分類・整理法を考えてからファイリングする」習慣を身につけてしまえば以後効率的にできるようになるし、自分自身の業務理解の促進、スキルアップにもつながります。
ファイリングの仕事をバカにせず、手抜きせず、ぜひ効率的なファイリング法を身につけましょう。









kaizennooni at 11:37│Comments(1)TrackBack(0)clip!総務の改善 

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この記事へのコメント

1. Posted by かつじん   2008年02月14日 12:08
すみません。。。。

耳が痛いです


自分の潜在意識は「1」タイプですが、
なるべく「2」タイプを心がけるようにしております。

ですが、
普段は、
「1」タイプと「2」タイプを
コントロールしてるつもりなのですが、
なかなかうまくいかないですねぇぇぇ


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