2005年07月03日

総務は改善ネタの宝庫

私のキャリアの中で、総務の仕事はかなりの部分を占めます。
私の仕事人人生は、総務部広報課という部署への配属からスタートしました。
当時、総務部には、庶務、宣伝、広報、資産管理、法務といった部署がありました。
ただ、総務部というところは、多くの会社でもそうでしょうが、会社の中で他部署の管轄外の業務をすべて引き受けるところです。
だから、中には「えっ、こんな仕事もあるの?」というような仕事も時にはあります。
要するに、それだけ種々雑多な業務をこなしているというわけです。

おそらく、他部署の人で自社の総務の業務内容全体をわかっている人なんてめったにいないでしょう。
事務用品がなくなったので総務に言ったら手配してくれたというように、日常的に関わった部分だけで総務の業務をイメージしている人は多いと思います。
でも、実際は本当にたくさんの業務をこなしているのです。
事務用品の手配管理もその一つですが、その他にも、受付業務、文書管理、不動産管理、社内設備管理、社内外広報業務、地域との付き合い、社内行事の企画遂行、といったような諸々のことをやっています。


受付業務を分解してみても、お客さん対応ばかりでなく、お茶出しのある会社であれば給湯室の管理とか、あるいはお客さんの忘れ物があればその保管とか、細かい業務がいろいろあります。
もちろん、会社によって業務の内容は違うと思います。
自分の会社に受付業務(専任の女性担当者を配置している会社も多いですよね)があれば、一度日々どんな業務を行っているか、受付担当としてどんな業務があるか聞いてみると面白いかもしれません。

何にしろ、総務には他部署の人にはわかりにくい業務がたくさんあって、それぞれ担当者がそれらの業務をこなしているのです。
総務担当者の中には同じ業務を長い間担当している人もおり、ある意味職人のような存在です。
そういう人は自分の業務にこだわりを持っていたりするので、頑固なタイプの人が担当している業務に関わるときは、その人の同意、共感を得られないとなかなか業務が進まなかったりして大変です。
文書の書き方や手続きがきちんとしていないと、それが原因で業務が停滞したりとかね。
そういうのが官僚主義といわれるゆえんなのかもしれません。

こういう総務部門には、実は改善ネタがたくさんあるんです。
というのは、ある時必要だった業務がその後不要になったにも関わらず、担当者がついてずっと継続されていたりするからです。
担当者本人が悪いわけではなく、誰もそれを不要とも改善しろとも言わなければ、引継ぎがずっと続いて業務が続いていくのです。
私もそんな業務をいくつも担当したことがあります。
心の中では「こんな業務無駄じゃないの」と思いながら、「これも総務の仕事だ」と言われ指示されると、そこは宮仕えの身なので淡々とこなしていくのです。

総務の業務を改善するのなら、真っ先にやるべきことは、“業務の棚卸し”です。
とにかく、今やっている総務の業務を全部洗い出すのです。
できれば細かい作業手順まで洗い出したほうがいいでしょう。
そして、それらの一つひとつについての必要性を検討していけば、かなりの、あるいはいくつかの業務は廃止できたり削減できるはずです。
手順を簡素化することもできるかもしれません。
もちろん、総務業務全体の改善方針を立てることは重要です。
重要なのですが、それ以前の問題として、総務という業務の中には合理化・効率化できる事柄がたくさんあるということです。

総務担当者だけで改善することが難しければ、他部署の人にも改善メンバーに加わってもらったり、社外コンサルタントの力を借りることで改善をスムーズに進められるような気がします。
仮に私が社外コンサルタントだとして、何から始めるかといえば、業務の洗い出しが終わったら、個々の業務について「これは何のためにやっているの?」と問うことでしょうか。
私自身の経験からいうと、案外曖昧な目的のままで継続されている業務が多いものです。
だから、総務には改善ネタが多いと言ったのです。




kaizennooni at 19:08│Comments(0)TrackBack(0)clip!総務の改善 

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