2005年06月07日

“簡単であること”が改善の基本

改善って、実は難しいことではないんです。
ほとんどの人が簡単にできることなんです。
そう、まさに“簡単であること”が改善の基本です。
改善という言葉を聞くと、「難しそうだなぁ」と尻込みする人がいるかもしれませんが、一度経験してみると「何だ、意外と簡単だったな」と感じる人もいるような気がします。
逆の言い方をすると、もし改善に取り組んでみて、それが難しいものであるなら、それは改善のやり方自体を間違えている可能性があります。

例えば、ここに複雑な業務の流れがあったとします。
そしてあなたがその業務の一部を担当していたとします。
きっと、あなたはその業務を苦労して覚えたことでしょう。
なぜなら、業務が複雑であるということは、当然のことながら覚えることも多くなり、ミスをする確率も高くなり、結果的に苦労することになるからです。
私は今日までずっと会社の管理間接部門で働いてきましたが、どこの会社も似たようなもんでしょうけど、管理間接部門の業務は複雑にできています。


あなたは、社内書類を作成する際に、「何でこんな面倒なものを書かなきゃならないんだ!」と心の中で叫んだことはありませんか?
おまけにちょっとミスでもしようもんなら、突っ返されて書き直しを命じられるし。
その度に、「そのぐらい、てめぇで修正しとけよ!」と怒鳴りたくなったことはないでしょうか。
私は、これまで何度もそういうことを言われてきた立場で仕事をしてきました。
言われるほうも辛いんですけどね。
なぜ書く人が間違うかといえば、簡単に書けない書類だからなんですよね。
簡単に書けない書類といえば、その典型が役所へ提出する書類でありましょう。
過去何度もそういう類の書類を作成してきましたが、思い出してみても、簡単だった書類が記憶にありません。
もっとも、そのおかげで仕事ができる職業だってあるわけですけど。

しかし、考えなきゃならないのは、複雑な業務、しくみをつくっておいて業務時間、人手をどんどん増やしていくのは、改善の対極にある考え方です。
つまり、そういうのは非効率な業務、しくみにつながっていくだけなのです。
会社であれば、売上を増やす一方で、余計なものや無駄はどんどん省いて利益をあげなければなりません。
利益を上げるには、必要なコスト以外は削減し続ける必要があるのです。
しからばどうやってコストを削減するのか?
その理屈は簡単です。
業務の流れ、しくみを簡単にし、書類を簡素化し、そこに投入していた業務時間や人員を減らしていけばいいのです。


私は二度転職していますが、新しい職場で仕事を始めるたびに、「なんてこう複雑なんだろう」、「あー、面倒くさいな」と感じることがしばしばあります。
なぜって、私は、改善の進んだ職場ほど“業務の流れが簡単で”、“誰でも覚えやすく”、“社員一人ひとりがコストに敏感になっている”と思うからです。
長い期間かけて複雑なことを習得し、いつの間にかそのことに精通するようになると、自分は仕事ができる人間だと錯覚することがあります。
周囲からその仕事に関して一目置かれ、いろんな人から質問を受けるようになると、自分はその分野のプロだと自惚れてしまうことだってあるかもしれません。

人間という生き物は、複雑なことをたくさん覚え、消化しきれるほど万能ではないと考えるべきです。
そう考えるなら、今日のような情報過社会にあってはなおのこと、簡単さや容易さがますます求められているはずです。
会社や組織の中だって同じでしょう。
そして、それを実現していくうえで有効なのが、“改善”への取り組みということになります。
長くなりましたので、改善のお話し、今日はここまでにしておきます。




kaizennooni at 20:12│Comments(1)TrackBack(0)clip!改善の手法 

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この記事へのコメント

1. Posted by 猿飛 さすけ   2008年05月26日 16:06
5 突然ですが、私もある企業(社員3000人強)で間接部門の業務効率化を担当している者です。現在、間接部門の業務調査票(かなり細かい単位のもの)を回収し、正に分析を行う予定ですが、分析にあたって、(あくまで1つの手法として、)同業他社或いは一般的な企業(同規模がベターですが)の管理部門の業務量などが記載されているような資料から比較検討したいと考えております。経理・財務は野村総研の良いデータがインターネットで取得できましたが、総務・人事等については、労政時報やらなんやらをひっくり返してもなかなか見当たりません。何か良い書籍をご存知でしたら教えて下さい。ちなみに「人事の業務とは・・・」のような書籍ではなく、「○○白書の調査結果」みたいなものがベターです。ご存知でしたら、ご教授下さい。

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