2005年06月

2005年06月24日

関係者が乗り気じゃない改善は失敗する

改善の取り組みが失敗する要因はいろいろあるでしょうが、大きな要因の一つに“関係者が乗り気じゃない”というのがあります。
社命だからしょうがなくメンバーになったものの、その活動にあまり意義を感じていないし、興味もないというような場合は、シラケムードが漂ってしまいます。
最初からそういうことでつまづくケースもありますし、また、途中で大きな壁にぶつかってその壁を乗り越えられず挫折しまうケースもあります。

関係者が乗り気になっていない兆候は、いろんな場面や出来事に現れてきます。
例えば、こんなのはその典型例です。
・事前に予定されていた会議に、業務多忙を口実に欠席するメンバーがいる。
・メンバーから「うちらだけではどうにもならない」というネガティブな発言が増える。
・自分たちで努力しようとするより、権力者の力を借りたがる。
・自分たちが立てたスケジュールを守らなくなったり、各自が自分の役割をさぼるようになる。
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kaizennooni at 21:32|PermalinkComments(0)TrackBack(0)clip!改善の難点 

2005年06月20日

アウトソーシングの落とし穴

0aef31ec.jpg管理部門の改善の事例本は少ない”という記事を書きましたが、そらさんから大変参考になるご意見をいただきました。
管理部門の改善にはアウトソーシングが有効ではないかとのご意見でした。
たしかに、管理間接部門・業務の合理化、効率化をはかるうえでは、アウトソーシングは選択肢として検討に値すべきものです。
最近は、シェアードサービスの会社も増えてきていますので、アウトソーシング化の流れはどんどん進んでいくでしょう。
これは、そらさんのご意見の通りだと思います。

そらさんがご紹介されたピーター・ドラッカーの『未来企業』は私も読みましたが、同書の中では、未来の企業は、本社機能を一握りのプロフェッショナル集団が受け持ち、あとはアウトソーシングされた姿として描かれています。
極端にいえば、経営者以外はみんな外部の協力会社の提供する材やサービスによって成り立っている姿です。
本当にそうなるかどうかわかりませんが、一つの方向性としてはとても興味深いものがあります。
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kaizennooni at 23:21|PermalinkComments(15)TrackBack(0)clip!改善の手法 

2005年06月19日

管理部門の改善の事例本は少ない

業務改善の仕事を経験した中で、私が担当してきたのは管理部門の業務改善です。
管理部門というのは、総務部、人事部、経理部、情報システム部、企画部、広報部、秘書室といったような全社機能をつかさどる部署です。
一般的にいうと、業務改善は全社機能担当部門より、事業に直結する現場の部門から着手されるというのが多くの企業の事例でしょう。
メーカーであれば、生産現場ではよくQC活動が行われています。
QC活動が全社的に行われている会社では、管理部門でも同様に活動が行われていると思いますが、だいたいは現場側の活動にひきづられてやっているのが現状ではないでしょうか。

私は、管理部門の業務改善の担当者になったとき、他社事例とか業務遂行のノウハウの知識を得たくて、いろいろな書店へ足を運んで参考文献を探してみました。
ところが、欲しかった本はほとんどありませんでした。
総務部の業務、人事部の業務、経理部の業務というふうに各機能ごとの業務について書かれていた本はわりとあったのですが、各機能ごとの業務改善のやり方について書かれているような本は残念ながらありませんでした。
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kaizennooni at 10:59|PermalinkComments(4)TrackBack(0)clip!改善の難点 

2005年06月18日

不満を正のエネルギーへ変換しよう!

仕事をやっていると、誰でも必ず不満を持つことがあるでしょう。
えっ、何も不満はないって?
そんなはずはないんだけどなぁ。。。(笑)
この仕事面倒くせーなーとか、こんなにたくさんの仕事はこなせないよとか、納期が短すぎるとか、いろんな不満があると思います。
実は、この不満の中にこそ改善のヒントがあるのです。
ただし、ヒントを見つけ出すにあたっては、不満をたんなる不満に終わらせず、正のエネルギーへ変換する必要があります。
なぜって、「この仕事面倒くせーなー、やってられねーよ」という意識のままでは、マイナス思考のまま状態は何も変わらないからです。

ここはひとつ、「この仕事面倒くせーなー。何とか面倒くさくないように変えられないだろうか」と意識を変えていきましょう。
ある意味、仕事上の不満というのは、改善ネタであり、仕事の効率化を図っていくための出発点になります。
あなたは、現在の不満を改善に結び付けていってますか?
それとも、自分の不満は誰かが解消してくれると期待していますか?
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kaizennooni at 11:36|PermalinkComments(0)TrackBack(0)clip!改善着眼点 

2005年06月16日

家計簿をつけて改善力アップ

家計簿というと、なんとなく主婦がコツコツつけているようなイメージがありますよね。
家庭で奥さんがテーブルの上に帳簿を置き、電卓を叩きながら、「あー、今月は使い過ぎたわね」とか、「貯金を切り崩さないと生活ができないなぁ」とかつぶやく光景が目に浮かびます。
最近は、電卓じゃなく、パソコンに家計簿ソフトを入れて自動計算なんかさせちゃっているんでしょうかね。

私はずっと独身なのですが(結婚していないので当たり前か)、今日までめったに家計簿をつけていません。
しかし、過去に長期間失業したとき、生活費の不安を感じ数ヶ月間にわたって家計簿をつけたことがあります。
Excelで毎日の出費を管理しました。
そのときに初めて、月々の生活コストを把握できたのです。
この経験は本当に貴重でした。
どういう点が貴重だったかって?
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kaizennooni at 21:33|PermalinkComments(0)TrackBack(0)clip!経費の削減 

2005年06月13日

改善手法のパターンは似ている

私は、これまで何度か業務改善を推進する仕事をしてきましたが、その経験から思うことは、世の中には業務改善のための手法がたくさんありますが、枠組みの部分はほとんど似ているということです。
そういう点では、あれこれ手法を駆使しようとするよりは、何でもいいから信じて一つの手法を導入し実践してみるのがいいかもしれません。
書店に行くと、いろいろな改善手法を紹介した本がたくさん並んでいますが、本質的な部分はよく似ています。
似ているというより、同じといったほうがいいような気もします。

では、業務改善の枠組みはどういうものでしょうか。
私の経験でいえば、ほとんど次のような流れです。
第1ステップ 現状把握
第2ステップ 問題・課題抽出
第3ステップ 原因分析
第4ステップ 改善策策定・導入
第5ステップ 改善効果把握

この流れを基本にして横文字を散りばめれば、目先が変わり、いかにも新しい手法のように見えてきます。
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kaizennooni at 21:40|PermalinkComments(0)TrackBack(0)clip!改善の手法 

2005年06月12日

目的が曖昧なまま作成され続ける資料(死料)

組織というところは、とにかく資料があふれています。
おそらく、中にはあなたが一度も見たこともない資料も多いでしょうし(いや、実際は見たことのない資料のほうが圧倒的に多いかもしれません)、現在どんな資料があるのかその全部を知っている人はいないのではないでしょうか。
20年近くの仕事人人生の中で常々疑問に思っていたのは、いったいぜんたいこれらの資料の中で、どれぐらいの資料が有効に活用されているのだろうかということです。

資料というのはボリュームがあればあるほど、作成するのに時間がかかるし、読むのにも時間がかかるし、さらには理解するのにも時間がかかります。
そういう点では、仕事で使う資料は、簡潔に要点がまとめられ、要領よく作成されることが重要です。
いくら見栄えのいい資料でも、読み手が大変な思いをして理解に努めなければならないものならいい資料とはいえないでしょう。
他人に読んでもらう資料は、決して自己満足で作ってはならないのです。
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kaizennooni at 21:48|PermalinkComments(0)TrackBack(0)clip!改善の難点 

2005年06月11日

必要性を感じない改善は成功しない

組織的に改善活動に取り組んでいる企業は多いでしょう。
私が以前勤務した会社のように、各部署、各自の提案件数のノルマを設定し、ある意味強制的に改善活動を進めている会社も多いかと思います。
改善は日本企業の強みであり、商品やサービス、仕事そのものの品質を高められる効果があったからこそ、組織を上げて改善活動に取り組んできたという背景があります。
日本は、戦後、欧米企業に追いつくために、必死になって先進的な欧米企業の技術を模倣し、その技術の改良・改善に取り組んできました。
その甲斐あって今日の繁栄を築くことができたといえるでしょう。

一方で、これまでの改善活動のやり方に限界も出始めてきています。
つまり、改善、改善と呪文のように唱え、改善提案の件数(量)のほうを重視してきたため、質の改善のほうが疎かになってしまったのです。
そのことに気づいている改善担当者や活動推進者は少なからずいるはずです。
じゃ、質の改善をするにはどうしたらいいのか、これがまた難しいのです。
難しい理由は、効果測定にあたって、質というのは数値化、データ収集がやりづらいからです。
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kaizennooni at 17:30|PermalinkComments(0)TrackBack(0)clip!改善の難点 

2005年06月08日

他社のやり方を真似てもダメ

多くの人が口にしがちな言葉にこういうのがあります。
うちは他社に比べて遅れている
うちも○○(←他社がやっていること)をやるべきだ
はい、私もよく口にします。
転職するたびに、「何でこの会社はこういうことができない(できていない)んだろう」と愚痴ります。
自分自身も含め、こういう言葉を口にする人というのは、きっと、同じやり方がどこの会社、職場でも通用するはずだと思い込んでいるのかもしれません。
それが合理的、効率的なやり方、考え方であればあるほど、ますますそう思うのではないでしょうか。

ところが、実はこの考え方に無理があるのです。
むしろ、現実は逆で、多くの場合、他の会社のやり方や考え方を自社にそのまま取り入れるのは難しいのです。
他社事例をベンチーマーキングしながら自社で活かしていくには、自社にあったやり方、考え方にカスタマイズすることが大事です。
昔から“企業は人なり”といわれますが、そうであるならなおさら、それぞれ違う意思、考え方や感情を持った人が集まる企業は、それぞれの企業ごとに違う価値観、風土によって成り立っているといえるのではないでしょうか。
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kaizennooni at 23:18|PermalinkComments(0)TrackBack(0)clip!改善の難点 

2005年06月07日

“簡単であること”が改善の基本

改善って、実は難しいことではないんです。
ほとんどの人が簡単にできることなんです。
そう、まさに“簡単であること”が改善の基本です。
改善という言葉を聞くと、「難しそうだなぁ」と尻込みする人がいるかもしれませんが、一度経験してみると「何だ、意外と簡単だったな」と感じる人もいるような気がします。
逆の言い方をすると、もし改善に取り組んでみて、それが難しいものであるなら、それは改善のやり方自体を間違えている可能性があります。

例えば、ここに複雑な業務の流れがあったとします。
そしてあなたがその業務の一部を担当していたとします。
きっと、あなたはその業務を苦労して覚えたことでしょう。
なぜなら、業務が複雑であるということは、当然のことながら覚えることも多くなり、ミスをする確率も高くなり、結果的に苦労することになるからです。
私は今日までずっと会社の管理間接部門で働いてきましたが、どこの会社も似たようなもんでしょうけど、管理間接部門の業務は複雑にできています。
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kaizennooni at 20:12|PermalinkComments(1)TrackBack(0)clip!改善の手法