2005年07月26日

改善は“Win-Win”を目指せ

当たり前のことではありますが、「嫌なものはイヤ」と駄々をこねているばかりじゃ改善は進みません。
仕事人は大人なんだし、そんな子供じみた人はいないでしょ、って?
いやいや、実際はたくさんいるんです。
ちょっと言い方を変えると、不平不満を言うばかりで自分では何ら改善策を提案もしないし、改善は他の人がやってくれると思っている人のことです。
たしかに、自分の職務範囲外の問題については、担当部門のほうでどうにか解決・改善してほしいと思うのは無理もありません。
しかし、大抵の場合、担当部門が問題解決・改善に取り組めないのはそれなりの事情があるものです。
そして、自分たちでも認識している問題点については、他部門(の人)であっても協力を申し出れば歓迎します。

一方的に「問題解決・改善に取り組むのは他部門(他人)だ」と言っているばかりじゃ、何も始まらないし問題も解決・改善されません。
だから、本当に心から問題の解決・改善を望んでいるのであれば、「こんな問題が発生している。そちらも大変だと思うが、この問題が解決・改善されればお互いに助かるので一緒に取り組もうじゃありませんか」と持ちかけるべきなのです。
そうすれば、相手だって無碍に嫌だとは言わないでしょう。
相手の問題意識が高ければ、とてもありがたい提案だと感じ大いに協力してくれることでしょう。
こういうのを“Win-Winの関係”とでもいうのでしょうか。
企業同士の取引関係だけでなく、社内の業務改善にだってWin-Winの関係は適用できるのです。







kaizennooni at 21:00|PermalinkComments(6)TrackBack(0)clip!改善着眼点 

今さらながら『5S』

5S』というのをご存知でしょうか?
製造業で働いている人にとってはなじみ深い言葉ではないかと思います。
日本が誇る改善の基本をなしている活動といってもいいかもしれません。
解説しますと、
・整理
・整頓
・清潔
・清掃
・躾

の頭文字をとって5Sと呼んでいます。
つまり、職場、仕事の流れにこの5Sを適用することによって生産性の高い、効率のいい仕事を実現していくということです。

私は最初に就職したのが自動車部品を造っている会社だったので、徹底して5Sを教えられました。
入社と同時に5Sのことが書かれた小冊子を渡され、日常業務の中でも上司から指導を受けました。
退社時に机の上にものが置いてあると注意されたりとかね。
当時は「いちいちうるさいなぁ」と感じていましたが、今にして思うとこういった教育をしっかり受けたことが良かったと思っています。
まさに躾が良かったということですね。
その後違う業界の会社2社に勤めましたが、5Sをたたき込まされた感覚からすると許容しがたい職場、仕事の流れが目の前にありビックリしました。
続きを読む

kaizennooni at 00:31|PermalinkComments(1)TrackBack(0)clip!改善の手法 

2005年07月23日

ファイリングの前に「分類・整理法」を考えよ

b732dbda.jpg書類のファイリングをする際、次の2つのタイプの人がいるものです。
1.やみくもにいろんな書類をゴチャ混ぜにしてファイリングする人
2.最初に書類の分類・整理法を考えてからファイリングする人

あなたはどちらのタイプですか?
どちらのほうが効率的だと思いますか?
私は「2」のタイプです。
管理部門での仕事が長いということもありますが、書類のファイリングのし方はうまいほうだと自負しています。
私が観察している限り、要領よく仕事を進める人というのは、自分なりに工夫しつつも最初に書類の分類・整理法を考えてからファイリングする人が多いような気がします。

その場限りで仕事を早く処理するのなら、やみくもにいろんな書類をゴチャ混ぜにしてファイリングするというやり方は効果があります。
何も考えずに一気にファイリングしてしまうわけですから、時間の節約になります。
これに比べると、「どういうふうに分類・整理しようか」と考えるのは時間がかかります。
多忙な身であれば、そういうことを考える時間が無駄に思えるかもしれません。
あなたが「1」のタイプの人であれば、「2」のタイプの人を見ると、「こんな忙しいときに暇なやつだな」と悪い印象を持つことだってあるかもしれません。
実際、以前私自身が周囲の同僚からそう見られたこともありました。
同僚の中には、あからさまに「そんなどうでもいい仕事は、暇なときにやれよな」と言う人までいました。
続きを読む

kaizennooni at 11:37|PermalinkComments(1)TrackBack(0)clip!総務の改善 

2005年07月12日

コメントを認証制にしました

皆さん、こんにちは。『“改善の鬼”竹内富雄が斬る!』管理人の竹内です。
いつもお世話になっております。
以下お知らせです。

コメント書きを認証制に変更しました。
これに伴い、コメントを書く際には、livedoor IDでのログインが必要になりますのでご注意ください。
livedoor 会員でない方は、会員登録(無料)が必要になります。

<認証制に変更した理由>
以前に他のブログでも書きましたが、私は基本的に匿名でのやりとりというのを好みません。
私からすると、ネット上の匿名は自分の言動に責任をとりたくない、相手には何も与えないで自分だけ利益を得たい人がとる手段かなという印象があります。
(事情により)本名を明かせないまでも、ご自身のブログやメールアドレスをリンクすることによって、多少なりともアプローチする相手に安心感を与えようとする人が好きです。
したがって、(個人的嗜好ではありますが)いくらいい内容のコメントをいただいても、匿名である限りはそれなりの対応しかいたしません。
認証制にすると、コメントする側は従来のように簡単にコメントが書けない分面倒くささを感じると思いますが、逆に本当にコメントしたい場合は、ログインすればいいだけのことですので大した壁ではないと思います。

ということでよろしくお願いいたします。





kaizennooni at 10:01|PermalinkComments(0)TrackBack(0)clip!その他諸々 

2005年07月08日

「管理間接業務」究極の効率化策は“アウトソーシング”?

36fa4a7f.jpg景気が悪くなり業績が悪化すると、経営者は自社の管理間接業務の合理化・効率化に着手します。
もちろん、それ以外にも商品・サービス戦略の見直しや新規事業の推進なんかも行うわけですけど。
管理間接業務の合理化・効率化を検討する背景には、やはり、“コストがかかりすぎている”という認識があるわけです。
かといって、これは何も管理間接部門で働いている人たちが悪いわけではなく、経営側が要求することに応えているうちにそうなってしまったということも大いに影響しているのです。

私の経験でもこんなことがありました。
以前勤めていた会社で、当時勢いのあった営業担当の役員が「金を稼いでいる営業の前線に比べたら、管理部門なんて金食い虫だ!」とよく口にしていたのを耳にしたことがあります。
ところが、この役員が平取から常務、専務と昇進していくにしたがって、なぜかこの人の口からそういう言葉をあまり聞かなくなりました。
(私が知らないだけかもしれませんが)
そのかわり、管理部門によく顔を出しては、「こういう管理機能は重要だよな。もっと強化しなければいかん」みたいなことを言っていたような記憶があります。
続きを読む

kaizennooni at 21:34|PermalinkComments(18)TrackBack(0)clip!改善の難点 

2005年07月03日

総務は改善ネタの宝庫

私のキャリアの中で、総務の仕事はかなりの部分を占めます。
私の仕事人人生は、総務部広報課という部署への配属からスタートしました。
当時、総務部には、庶務、宣伝、広報、資産管理、法務といった部署がありました。
ただ、総務部というところは、多くの会社でもそうでしょうが、会社の中で他部署の管轄外の業務をすべて引き受けるところです。
だから、中には「えっ、こんな仕事もあるの?」というような仕事も時にはあります。
要するに、それだけ種々雑多な業務をこなしているというわけです。

おそらく、他部署の人で自社の総務の業務内容全体をわかっている人なんてめったにいないでしょう。
事務用品がなくなったので総務に言ったら手配してくれたというように、日常的に関わった部分だけで総務の業務をイメージしている人は多いと思います。
でも、実際は本当にたくさんの業務をこなしているのです。
事務用品の手配管理もその一つですが、その他にも、受付業務、文書管理、不動産管理、社内設備管理、社内外広報業務、地域との付き合い、社内行事の企画遂行、といったような諸々のことをやっています。
続きを読む

kaizennooni at 19:08|PermalinkComments(0)TrackBack(0)clip!総務の改善 

2005年07月02日

目標立てただけじゃ改善は進まない

会社方針として業務改善が掲げられると、その方針が各部門の方針に落とし込まれていきます。
部門長は、年度末あたりになると、頭を悩ませながら次年度の目標作成において、「○○の改善による20%のコスト削減」といったような文言を企画書の中にちりばめていきます。
また、部門方針が決まったら、その下の各部署も同様に改善目標を設定していきます。
もちろん、各部署の目標が決まれば、それは社員個々人の業務目標にもなるわけです。

ここまでは何も問題ないでしょう。
というか、そこまできっちり会社方針を末端の現場まで落とし込んでいくことができれば、方針の徹底という点ではある程度成功したようなものです。
しかし、もっとも重要なことは、その方針に基づいて各自が具体的に行動を起こし成果を出すことです。
方針や計画を立てただけで満足し、その後の展開を手抜きしてしまったら、うまくいくものもうまくいかなくなってしまいます。
実際、そんなことあるのかって?
はい、本当にあるんです。
続きを読む

kaizennooni at 11:31|PermalinkComments(0)TrackBack(0)clip!改善の難点 

2005年06月24日

関係者が乗り気じゃない改善は失敗する

改善の取り組みが失敗する要因はいろいろあるでしょうが、大きな要因の一つに“関係者が乗り気じゃない”というのがあります。
社命だからしょうがなくメンバーになったものの、その活動にあまり意義を感じていないし、興味もないというような場合は、シラケムードが漂ってしまいます。
最初からそういうことでつまづくケースもありますし、また、途中で大きな壁にぶつかってその壁を乗り越えられず挫折しまうケースもあります。

関係者が乗り気になっていない兆候は、いろんな場面や出来事に現れてきます。
例えば、こんなのはその典型例です。
・事前に予定されていた会議に、業務多忙を口実に欠席するメンバーがいる。
・メンバーから「うちらだけではどうにもならない」というネガティブな発言が増える。
・自分たちで努力しようとするより、権力者の力を借りたがる。
・自分たちが立てたスケジュールを守らなくなったり、各自が自分の役割をさぼるようになる。
続きを読む

kaizennooni at 21:32|PermalinkComments(0)TrackBack(0)clip!改善の難点 

2005年06月20日

アウトソーシングの落とし穴

0aef31ec.jpg管理部門の改善の事例本は少ない”という記事を書きましたが、そらさんから大変参考になるご意見をいただきました。
管理部門の改善にはアウトソーシングが有効ではないかとのご意見でした。
たしかに、管理間接部門・業務の合理化、効率化をはかるうえでは、アウトソーシングは選択肢として検討に値すべきものです。
最近は、シェアードサービスの会社も増えてきていますので、アウトソーシング化の流れはどんどん進んでいくでしょう。
これは、そらさんのご意見の通りだと思います。

そらさんがご紹介されたピーター・ドラッカーの『未来企業』は私も読みましたが、同書の中では、未来の企業は、本社機能を一握りのプロフェッショナル集団が受け持ち、あとはアウトソーシングされた姿として描かれています。
極端にいえば、経営者以外はみんな外部の協力会社の提供する材やサービスによって成り立っている姿です。
本当にそうなるかどうかわかりませんが、一つの方向性としてはとても興味深いものがあります。
続きを読む

kaizennooni at 23:21|PermalinkComments(15)TrackBack(0)clip!改善の手法 

2005年06月19日

管理部門の改善の事例本は少ない

業務改善の仕事を経験した中で、私が担当してきたのは管理部門の業務改善です。
管理部門というのは、総務部、人事部、経理部、情報システム部、企画部、広報部、秘書室といったような全社機能をつかさどる部署です。
一般的にいうと、業務改善は全社機能担当部門より、事業に直結する現場の部門から着手されるというのが多くの企業の事例でしょう。
メーカーであれば、生産現場ではよくQC活動が行われています。
QC活動が全社的に行われている会社では、管理部門でも同様に活動が行われていると思いますが、だいたいは現場側の活動にひきづられてやっているのが現状ではないでしょうか。

私は、管理部門の業務改善の担当者になったとき、他社事例とか業務遂行のノウハウの知識を得たくて、いろいろな書店へ足を運んで参考文献を探してみました。
ところが、欲しかった本はほとんどありませんでした。
総務部の業務、人事部の業務、経理部の業務というふうに各機能ごとの業務について書かれていた本はわりとあったのですが、各機能ごとの業務改善のやり方について書かれているような本は残念ながらありませんでした。
続きを読む

kaizennooni at 10:59|PermalinkComments(4)TrackBack(0)clip!改善の難点 

2005年06月18日

不満を正のエネルギーへ変換しよう!

仕事をやっていると、誰でも必ず不満を持つことがあるでしょう。
えっ、何も不満はないって?
そんなはずはないんだけどなぁ。。。(笑)
この仕事面倒くせーなーとか、こんなにたくさんの仕事はこなせないよとか、納期が短すぎるとか、いろんな不満があると思います。
実は、この不満の中にこそ改善のヒントがあるのです。
ただし、ヒントを見つけ出すにあたっては、不満をたんなる不満に終わらせず、正のエネルギーへ変換する必要があります。
なぜって、「この仕事面倒くせーなー、やってられねーよ」という意識のままでは、マイナス思考のまま状態は何も変わらないからです。

ここはひとつ、「この仕事面倒くせーなー。何とか面倒くさくないように変えられないだろうか」と意識を変えていきましょう。
ある意味、仕事上の不満というのは、改善ネタであり、仕事の効率化を図っていくための出発点になります。
あなたは、現在の不満を改善に結び付けていってますか?
それとも、自分の不満は誰かが解消してくれると期待していますか?
続きを読む

kaizennooni at 11:36|PermalinkComments(0)TrackBack(0)clip!改善着眼点 

2005年06月16日

家計簿をつけて改善力アップ

家計簿というと、なんとなく主婦がコツコツつけているようなイメージがありますよね。
家庭で奥さんがテーブルの上に帳簿を置き、電卓を叩きながら、「あー、今月は使い過ぎたわね」とか、「貯金を切り崩さないと生活ができないなぁ」とかつぶやく光景が目に浮かびます。
最近は、電卓じゃなく、パソコンに家計簿ソフトを入れて自動計算なんかさせちゃっているんでしょうかね。

私はずっと独身なのですが(結婚していないので当たり前か)、今日までめったに家計簿をつけていません。
しかし、過去に長期間失業したとき、生活費の不安を感じ数ヶ月間にわたって家計簿をつけたことがあります。
Excelで毎日の出費を管理しました。
そのときに初めて、月々の生活コストを把握できたのです。
この経験は本当に貴重でした。
どういう点が貴重だったかって?
続きを読む

kaizennooni at 21:33|PermalinkComments(0)TrackBack(0)clip!経費の削減 

2005年06月13日

改善手法のパターンは似ている

私は、これまで何度か業務改善を推進する仕事をしてきましたが、その経験から思うことは、世の中には業務改善のための手法がたくさんありますが、枠組みの部分はほとんど似ているということです。
そういう点では、あれこれ手法を駆使しようとするよりは、何でもいいから信じて一つの手法を導入し実践してみるのがいいかもしれません。
書店に行くと、いろいろな改善手法を紹介した本がたくさん並んでいますが、本質的な部分はよく似ています。
似ているというより、同じといったほうがいいような気もします。

では、業務改善の枠組みはどういうものでしょうか。
私の経験でいえば、ほとんど次のような流れです。
第1ステップ 現状把握
第2ステップ 問題・課題抽出
第3ステップ 原因分析
第4ステップ 改善策策定・導入
第5ステップ 改善効果把握

この流れを基本にして横文字を散りばめれば、目先が変わり、いかにも新しい手法のように見えてきます。
続きを読む

kaizennooni at 21:40|PermalinkComments(0)TrackBack(0)clip!改善の手法 

2005年06月12日

目的が曖昧なまま作成され続ける資料(死料)

組織というところは、とにかく資料があふれています。
おそらく、中にはあなたが一度も見たこともない資料も多いでしょうし(いや、実際は見たことのない資料のほうが圧倒的に多いかもしれません)、現在どんな資料があるのかその全部を知っている人はいないのではないでしょうか。
20年近くの仕事人人生の中で常々疑問に思っていたのは、いったいぜんたいこれらの資料の中で、どれぐらいの資料が有効に活用されているのだろうかということです。

資料というのはボリュームがあればあるほど、作成するのに時間がかかるし、読むのにも時間がかかるし、さらには理解するのにも時間がかかります。
そういう点では、仕事で使う資料は、簡潔に要点がまとめられ、要領よく作成されることが重要です。
いくら見栄えのいい資料でも、読み手が大変な思いをして理解に努めなければならないものならいい資料とはいえないでしょう。
他人に読んでもらう資料は、決して自己満足で作ってはならないのです。
続きを読む

kaizennooni at 21:48|PermalinkComments(0)TrackBack(0)clip!改善の難点 

2005年06月11日

必要性を感じない改善は成功しない

組織的に改善活動に取り組んでいる企業は多いでしょう。
私が以前勤務した会社のように、各部署、各自の提案件数のノルマを設定し、ある意味強制的に改善活動を進めている会社も多いかと思います。
改善は日本企業の強みであり、商品やサービス、仕事そのものの品質を高められる効果があったからこそ、組織を上げて改善活動に取り組んできたという背景があります。
日本は、戦後、欧米企業に追いつくために、必死になって先進的な欧米企業の技術を模倣し、その技術の改良・改善に取り組んできました。
その甲斐あって今日の繁栄を築くことができたといえるでしょう。

一方で、これまでの改善活動のやり方に限界も出始めてきています。
つまり、改善、改善と呪文のように唱え、改善提案の件数(量)のほうを重視してきたため、質の改善のほうが疎かになってしまったのです。
そのことに気づいている改善担当者や活動推進者は少なからずいるはずです。
じゃ、質の改善をするにはどうしたらいいのか、これがまた難しいのです。
難しい理由は、効果測定にあたって、質というのは数値化、データ収集がやりづらいからです。
続きを読む

kaizennooni at 17:30|PermalinkComments(0)TrackBack(0)clip!改善の難点 

2005年06月08日

他社のやり方を真似てもダメ

多くの人が口にしがちな言葉にこういうのがあります。
うちは他社に比べて遅れている
うちも○○(←他社がやっていること)をやるべきだ
はい、私もよく口にします。
転職するたびに、「何でこの会社はこういうことができない(できていない)んだろう」と愚痴ります。
自分自身も含め、こういう言葉を口にする人というのは、きっと、同じやり方がどこの会社、職場でも通用するはずだと思い込んでいるのかもしれません。
それが合理的、効率的なやり方、考え方であればあるほど、ますますそう思うのではないでしょうか。

ところが、実はこの考え方に無理があるのです。
むしろ、現実は逆で、多くの場合、他の会社のやり方や考え方を自社にそのまま取り入れるのは難しいのです。
他社事例をベンチーマーキングしながら自社で活かしていくには、自社にあったやり方、考え方にカスタマイズすることが大事です。
昔から“企業は人なり”といわれますが、そうであるならなおさら、それぞれ違う意思、考え方や感情を持った人が集まる企業は、それぞれの企業ごとに違う価値観、風土によって成り立っているといえるのではないでしょうか。
続きを読む

kaizennooni at 23:18|PermalinkComments(0)TrackBack(0)clip!改善の難点 

2005年06月07日

“簡単であること”が改善の基本

改善って、実は難しいことではないんです。
ほとんどの人が簡単にできることなんです。
そう、まさに“簡単であること”が改善の基本です。
改善という言葉を聞くと、「難しそうだなぁ」と尻込みする人がいるかもしれませんが、一度経験してみると「何だ、意外と簡単だったな」と感じる人もいるような気がします。
逆の言い方をすると、もし改善に取り組んでみて、それが難しいものであるなら、それは改善のやり方自体を間違えている可能性があります。

例えば、ここに複雑な業務の流れがあったとします。
そしてあなたがその業務の一部を担当していたとします。
きっと、あなたはその業務を苦労して覚えたことでしょう。
なぜなら、業務が複雑であるということは、当然のことながら覚えることも多くなり、ミスをする確率も高くなり、結果的に苦労することになるからです。
私は今日までずっと会社の管理間接部門で働いてきましたが、どこの会社も似たようなもんでしょうけど、管理間接部門の業務は複雑にできています。
続きを読む

kaizennooni at 20:12|PermalinkComments(1)TrackBack(0)clip!改善の手法 

2005年06月04日

たかが“お茶汲み”、されど“お茶汲み”

あなたの職場には、女性社員(男性のケースはあまり聞きませんので)が男性社員にお茶出しのサービスをする慣習がありますか?
いわゆる“お茶汲み”というやつです。
最近では、女性の地位向上や業務効率化の観点からお茶汲みの慣習を止めた企業も多いかもしれません。
私が最初に入社した会社では、当時お茶汲みの慣習がありました。
入社初日に同じ部署の女性社員から言われたんです。
「竹内さん、よろしければマイカップをご用意ください。そしたら、次回からそのカップでお茶を入れてきますので」と。
その日は、会社の茶碗でお茶を入れてくれました。

当時は、初な社会人だったので、女性社員のお茶汲み業務がいいのか悪いのかなんて考えもしませんでした。
お茶を出される度に「どうもすみません」とか言って恐縮しながら、当たり前のこととしてお茶をすすっていました。
今だったら、お茶汲みの業務がありますなんて言おうもんなら、女性はその会社に入社しないかもしれませんね。
それこそ、女性の差別待遇ということで会社が訴えられるなんてこともあるのではないでしょうか。
続きを読む

kaizennooni at 21:13|PermalinkComments(0)TrackBack(0)clip!総務の改善 

“改善”はここが難しい

まずは、当ブログスタートのご挨拶。
皆さん、こんにちは。竹内富雄と申します。
ネット上では、本名以外に“ヨロン”というハンドルネームを使って徘徊しております。
これまでは、ネットを主に遊びの場、ストレス発散の場として使っていましたが、ここらあたりで少し真面目人間に変身して、本業絡みのことについて書いていきたいと思います。
というのも、40代になった今、そろそろ勤め人を卒業して自分の世界を切り拓いてみたいという心境になったからなんです。

さて、「あなたの本業は何ですか?」と聞かれたら、あなたはどう答えますか?
今やっている仕事ですか?
それとも、自分がもっとも得意としている仕事ですか?
あるいは、本業、副業問わず、自分が好きな仕事ですか?
私なら、自分がその仕事が好きであることを前提にして、これまでやってきた仕事の中でもっとも得意というか熱中した仕事をあげます。
それが私にとっては、“改善”という仕事なのです。
改善といってもいろんな分野がありますが、私が実際に経験し強みを発揮できる分野は、社内(オフィス)の管理・間接業務(事務処理プロセス)の改善です。
前置きが長くなりましたが、当ブログでは、これまでの経験やその経験で培ったノウハウなどを紹介しながら、私が考える“改善”の視点について書いていきます。
続きを読む

kaizennooni at 07:39|PermalinkComments(4)TrackBack(0)clip!改善の難点